Je gebruikt te veel verpakkingsmateriaal als de verpakking groter is dan het product vereist, als er meer vulmateriaal nodig is dan een kwart van de doos, of als klanten regelmatig opmerken dat de verpakking overdreven is. Dit probleem komt vaker voor dan je denkt, en het heeft directe gevolgen voor je kosten, je duurzaamheidsdoelen en je logistieke efficiëntie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over overmatig verpakken en verpakkingsoptimalisatie.
Wat zijn de meest voorkomende signalen van overmatig verpakken?
De meest voorkomende signalen van overmatig verpakken zijn dozen die voor meer dan een kwart gevuld zijn met vulmateriaal, verpakkingen die structureel groter zijn dan het product, en een hoog verbruik van tape, folie of opvulmateriaal per verzonden eenheid. Ook klachten van klanten over buitensporige verpakking of hoge retourkosten door onnodig gewicht zijn duidelijke waarschuwingssignalen.
Naast deze zichtbare signalen zijn er ook operationele aanwijzingen. Als medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste doos, of als je magazijn vol staat met tientallen verschillende doosformaten, is dat een teken dat het verpakkingsproces niet geoptimaliseerd is. Een te groot assortiment aan verpakkingsvarianten leidt bijna altijd tot overmatig gebruik van materiaal.
Let ook op je retourstroom. Producten die beschadigd terugkomen ondanks veel vulmateriaal wijzen niet per se op te weinig bescherming, maar soms juist op de verkeerde verpakkingskeuze. Meer materiaal is niet altijd betere bescherming.
Hoeveel verpakkingsmateriaal is eigenlijk normaal voor jouw sector?
Hoeveel verpakkingsmateriaal normaal is, verschilt per sector en per type product. In de e-commerce geldt als richtlijn dat het vulmateriaal niet meer dan 20 tot 25 procent van het totale verpakkingsvolume mag innemen. In de industrie en groothandel ligt de focus meer op het voorkomen van transportschade, waarbij de verpakking strak om het product moet zitten zonder grote luchtzakken.
Een handige manier om dit te beoordelen is de zogenaamde void fill ratio: de verhouding tussen het volume van de verpakking en het volume van het product. Hoe dichter deze ratio bij 1 ligt, hoe efficiënter je verpakt. In de meeste sectoren is een ratio boven de 1,5 een signaal dat er ruimte is voor verbetering.
Factoren die het “normale” gebruik beïnvloeden:
- Breekbaarheid van het product: kwetsbare producten vereisen meer beschermend materiaal
- Transportafstand en -methode: producten die lang onderweg zijn of worden omgeslagen, hebben meer bescherming nodig
- Stapelbaarheid: producten die gestapeld worden vereisen stevigere verpakking
- Branchenormen: sommige sectoren, zoals farmacie of food, hebben wettelijke verpakkingseisen
Welke kosten ontstaan er door te veel verpakkingsmateriaal?
Te veel verpakkingsmateriaal leidt direct tot hogere materiaalkosten, hogere verzendkosten door extra gewicht en volume, en hogere arbeidskosten doordat inpakken meer tijd kost. Indirect betaal je ook meer voor opslag van verpakkingsvoorraden en voor de verwerking van verpakkingsafval.
De verzendkosten zijn vaak de grootste verborgen kostenpost. Veel vervoerders rekenen op basis van het volumegewicht: een grote, lichte doos kost net zoveel als een zware doos. Als je dozen groter zijn dan nodig, betaal je dus voor lucht. Dit effect stapelt zich op bij grote verzendvolumes.
Andere kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien:
- Hogere inkoopkosten door grotere hoeveelheden vulmateriaal en tape
- Meer opslagruimte nodig voor verpakkingsmateriaal en gevulde dozen
- Hogere kosten voor afvalverwerking en retourlogistiek
- Mogelijk negatieve impact op klanttevredenheid en merkbeleving
Door verpakkingsmateriaal te besparen, verlaag je dus niet alleen de directe inkoopkosten, maar ook een reeks indirecte kosten die samen een significant deel van je logistieke budget kunnen vormen.
Hoe bereken je het juiste verpakkingsformaat voor een product?
Het juiste verpakkingsformaat bereken je door de afmetingen van het product te meten (lengte, breedte, hoogte) en daar een vaste marge voor beschermend materiaal bij op te tellen. Voor standaardproducten is een marge van 2 tot 5 centimeter aan alle kanten doorgaans voldoende. Vermenigvuldig daarna de drie dimensies om het benodigde inwendige volume te bepalen.
Volg deze stappen voor een nauwkeurige berekening:
- Meet het product nauwkeurig in zijn definitieve staat (inclusief eventuele accessoires of documentatie)
- Bepaal het benodigde beschermingsniveau op basis van breekbaarheid en transportmethode
- Kies het type vulmateriaal en bereken de dikte die je aan elke zijde nodig hebt
- Selecteer het dichtstbijzijnde standaarddoosformaat dat past bij de berekende afmetingen
- Test de verpakking door een simulatie van transportomstandigheden uit te voeren
In de praktijk werkt het goed om je productassortiment te clusteren in groepen met vergelijkbare afmetingen. Zo beperk je het aantal verschillende doosformaten in je magazijn, wat zowel de efficiëntie verhoogt als het verpakkingsmateriaalgebruik verlaagt. Drie tot vijf standaardformaten dekken bij de meeste bedrijven al 80 tot 90 procent van de verzendingen af.
Wanneer is het slim om verpakkingsprocessen te automatiseren?
Automatisering van verpakkingsprocessen is slim wanneer je dagelijks grote volumes verwerkt, wanneer handmatig inpakken een knelpunt is in je logistiek, of wanneer je structureel te veel materiaal gebruikt door inconsistente werkwijzen. Vanaf een volume van enkele honderden colli per dag beginnen geautomatiseerde systemen zichzelf terug te verdienen, zowel in materiaalverbruik als in arbeidstijd.
Geautomatiseerde verpakkingsmachines passen de verpakking aan het product aan, waardoor je altijd het juiste formaat gebruikt. Dit elimineert een van de grootste oorzaken van overmatig verpakken: de neiging van medewerkers om voor de zekerheid een grotere doos te pakken. Automatisering zorgt voor consistentie die handmatig werken zelden kan evenaren.
Signalen dat automatisering relevant is voor jouw situatie:
- Hoge en stijgende arbeidskosten in het verpakkingsproces
- Grote variatie in hoe medewerkers producten inpakken
- Regelmatig te hoge verzendkosten door inconsistente dooskeuzes
- Moeilijkheid om voldoende personeel te vinden voor het inpakken
- Groeiende verzendvolumes die handmatige capaciteit overstijgen
Hoe wij helpen bij verpakkingsoptimalisatie
Als je merkt dat je te veel verpakkingsmateriaal gebruikt, maar niet precies weet waar je moet beginnen, helpen wij je graag verder. Vanuit onze vestiging in Tilburg ondersteunen we operations- en logistiek managers in Nederland met concreet verpakkingsadvies en procesoptimalisatie.
Wat we voor je kunnen doen:
- Procesanalyse: we brengen je huidige verpakkingsproces in kaart en identificeren waar materiaal en tijd verloren gaan
- Advies over doosformaten: we helpen je assortiment te rationaliseren naar een beperkt aantal efficiënte standaardformaten
- Implementatieondersteuning: we begeleiden de overgang naar nieuwe werkwijzen of geautomatiseerde systemen
- Technische service en onderhoud: we zorgen dat geautomatiseerde verpakkingslijnen blijven presteren
Met meer dan 120 jaar verpakkingservaring en het Hofleverancier-keurmerk weten we wat werkt in de praktijk. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoeveel je kunt besparen op verpakkingsmateriaal en verzendkosten.
